Zásady ochrany osobních údajů (GDPR)
Verze 3 · zveřejněno
Ochrana osobních údajů
Zásady ochrany osobních údajů
Tyto Zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak BOTS s.r.o. (dále jen „BOTS Academy“ nebo „my“) zpracovává osobní údaje při používání webových stránek a členské aplikace vzdělávací platformy BOTS Academy (bots-cz.eu, botsacademy.cz, app.botsacademy.cz), při poskytování odborných školení a souvisejících služeb. Postupujeme podle obecného nařízení GDPR a souvisejících právních předpisů. Níže najdete informace o tom, jaké údaje zpracováváme, k jakým účelům, na jakém právním základě, jak dlouho, komu je předáváme a jaká máte práva.
1. Základní informace
Správce osobních údajů:
BOTS s.r.o., se sídlem Hlavní 16, 250 90 Nové Jirny, IČO 62958976, DIČ CZ62958976, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. C 42726, provozující vzdělávací platformu pod značkou BOTS Academy. Kontaktní e-mail pro GDPR a uplatnění práv: info@botsacademy.cz
Pověřenec pro ochranu osobních údajů:
BOTS Academy nejmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů.
Předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci:
Někteří naši zpracovatelé sídlí ve Spojených státech amerických: Clerk, Inc. (přihlašování a správa uživatelských účtů) a Plus Five Five, Inc., provozovatel služby Resend (rozesílání e-mailů). Předání osobních údajů do USA probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (EU–U.S. Data Privacy Framework), případně standardních smluvních doložek uzavřených se zpracovatelem. Jiným příjemcům ve třetích zemích ani mezinárodním organizacím osobní údaje nepředáváme.
Doba zpracování údajů:
BOTS Academy zpracovává vaše osobní údaje po dobu, po kterou vám poskytuje služby či plní vzájemnou smlouvu. Ke zpracování dále dochází po dobu nezbytnou k plnění zákonných archivačních povinností (např. zákon o účetnictví, zákon o dani z přidané hodnoty). V případě použití osobních údajů pro účely oprávněných zájmů BOTS Academy (např. přímý marketing na obdobné produkty) jsou vaše OÚ zpracovávány po dobu trvání tohoto účelu, nejdéle však 5 let od poslední interakce, případně do odhlášení.
Automatizované individuální rozhodování:
BOTS Academy neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování.
Dozorový úřad:
Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mail: posta@uoou.gov.cz, tel.: 234 665 111.
2. Rozsah zpracování osobních údajů
2.1. Pokud se u BOTS Academy registrujete ke školení, přihlašujete se do naší členské aplikace nebo nás kontaktujete za účelem získání informací, budeme požadovat zejména tyto údaje:
a) jméno, příjmení;
b) obchodní firma/název servisní firmy nebo organizace (je-li relevantní);
c) IČO (je-li relevantní);
d) telefon (nepovinné);
e) e-mail;
f) profese/role (OOZZ, revizní/servisní technik apod.);
g) registrační/affiliate kód (je-li relevantní).
2.2. Údaje k členské aplikaci (app.botsacademy.cz): přístupové údaje, nastavení profilu, technické logy přihlášení a užívání aplikace v rozsahu nezbytném pro provoz, zabezpečení a podporu; dále údaje, které do profilu sami zadáte v rámci funkce Hlídač termínů (např. termíny platnosti razítka revizního technika, periodické zkoušky dle NV č. 194/2022 Sb., zdravotní prohlídky, BOZP, vazačské zkoušky, svářečský průkaz, STK a další vámi zadané termíny).
2.3. Doplňující (nepovinné) údaje: datum a místo narození, bydliště, odborná praxe a vzdělání – pouze pokud absolvujete školení revizního technika výtahů/elektro dle NV č. 194/2022 Sb. a tyto údaje jsou nezbytné pro vaši registraci u Technické inspekce České republiky (TIČR) a/nebo pro vydání Dokladu o zkoušce dle NV č. 194/2022 Sb.; v takovém případě jde o zákonnou povinnost.
2.4. Zdroje údajů: údaje získáváme primárně od vás při registraci/objednávce. Pokud se registrujete jako zaměstnanec servisní firmy nebo prostřednictvím jejího registračního kódu, můžeme údaje obdržet i od vašeho zaměstnavatele. Technické údaje vznikají při používání našich webů a členské aplikace.
3. Právní základ pro zpracování
Vaše osobní údaje jsou zpracovávány z následujících právních titulů:
3.1. Plnění smlouvy
poskytnutí školení a souvisejících materiálů, přístup k členské aplikaci vč. Hlídače termínů, vydání Osvědčení o absolvování školení, Certifikátu, případně Dokladu o zkoušce dle NV č. 194/2022 Sb.
3.2. Zákonná povinnost
zejména účetnictví a daně; evidence pro účely registrace u TIČR a vydání Dokladu o zkoušce dle NV č. 194/2022 Sb., vyžadují-li to právní předpisy.
3.3. Oprávněný zájem BOTS Academy
Zpracováváme údaje nezbytné pro bezpečný provoz a ochranu našich služeb (např. vedení technických logů, individuální označení kurzových materiálů proti neoprávněnému šíření, detekce a prevence zneužití, evidence využití registračních/affiliate kódů). Dále můžeme využít váš e-mail pro zasílání obchodních sdělení o obdobných produktech/službách, které jste u nás využili. Z každého sdělení se můžete kdykoliv odhlásit.
3.4. Souhlas
např. zasílání newsletterů mimo rámec „obdobných produktů/služeb“ nebo předání kontaktů partnerům BOTS Academy (viz čl. 6).
4. Účely zpracování
4.1. Údaje používáme k tomu, abychom vás kontaktovali a poskytli informace, o které požádáte, a pro plnění smlouvy (poskytnutí školení, přístup k členské aplikaci, vydání Osvědčení/Certifikátu, případně Dokladu o zkoušce dle NV č. 194/2022 Sb.).
4.2. Telefonní číslo využíváme zejména k operativní komunikaci při pořádání školení a pro zákaznickou podporu.
4.3. Poskytnutí osobních údajů pro plnění smlouvy a pro odpovědi na vaše dotazy je naším smluvním požadavkem; neposkytnutí může vést k neuzavření smlouvy nebo neposkytnutí odpovědi.
4.4. Pokud bychom zamýšleli zpracovávat jiné osobní údaje nebo pro jiný účel, učiníme tak pouze na základě vašeho platného souhlasu.
4.5. Obchodní sdělení (newsletter)
4.5.1. V rámci oprávněného zájmu můžeme váš e-mail použít k zasílání sdělení o obdobných produktech/službách, které jste u nás využili (vždy s možností snadného odhlášení).
4.5.2. Z odběru se můžete kdykoli bezplatně odhlásit pomocí odkazu v e-mailu.
4.5.3. Po odhlášení již vaše kontakty pro tento účel nevyužijeme.
5. Zpracovatelé osobních údajů
5.1. Vaše osobní údaje předáváme našim obchodním partnerům a subdodavatelům (zpracovatelům) pouze tehdy, je-li to nezbytné pro plnění smlouvy, provoz a zabezpečení služeb, nebo pokud jste k tomu dali souhlas.
5.2. Typové kategorie zpracovatelů:
a) poskytovatel hostingu (Zerops.io);
b) nástroj pro e-mailing a notifikace (Resend);
c) poskytovatel přihlašování a správy uživatelských účtů (Clerk, Inc.);
d) externí daňový poradce;
e) pronajímatelé školicích prostor, hotelů a konferenčních sálů;
f) poskytovatel technické správy a vývoje platformy.
5.3. Zpracovatelé mohou použít údaje výhradně ke splnění úkolů souvisejících s vyřízením objednávky a provozem služeb a zpracovávají je na základě smlouvy o zpracování osobních údajů; údaje nesmí použít k jiným účelům.
5.4. Na vyžádání poskytneme informaci o konkrétních dodavatelích jednotlivých služeb.
6. Příjemci osobních údajů (partneři produktů a služeb)
6.1. Kromě zpracovatelů můžeme vaše osobní údaje předávat také společnostem, které jsou partnery konkrétních produktů nebo služeb (např. vybraná školení, akce, balíčky, licenční či obsahové spolupráce), a to pouze na základě vašeho souhlasu uděleného při přihlášení/objednávce daného partnerského produktu nebo služby.
6.2. V rozsahu souhlasu předáváme partnerům identifikační a kontaktní údaje uvedené při registraci/objednávce (zejména jméno, příjmení, e-mail, případně firma a telefon).
6.3. Účel předání: aby vám partner mohl zasílat svá obchodní sdělení týkající se dané akce/produktu/služby a souvisejících nabídek.
6.4. U vybraných partnerských produktů a služeb může být souhlas podmínkou účasti/poskytnutí. Souhlas můžete kdykoli odvolat prostřednictvím odkazu pro odhlášení v každém sdělení partnera; tím není dotčena zákonnost zpracování do doby odvolání.
6.5. Konkrétní partneři jsou uvedeni u příslušného produktu nebo služby na webu botsacademy.cz.
6.6. Partner vystupuje jako samostatný správce osobních údajů a zpracovává je podle svých zásad ochrany osobních údajů (odkaz je uveden v jeho sdělení). Bez vašeho souhlasu nepředáváme kontakty třetím osobám pro jejich marketing.
6.7. Použijete-li při registraci registrační či partnerský kód spolupracující servisní firmy, zpřístupníme této firmě vaše jméno, příjmení, e-mail a den uplatnění kódu, aby měla přehled o tom, kdo její kód využil (oprávněný zájem dle čl. 3.3). Jiné údaje této firmě nezpřístupňujeme. Zadání kódu je dobrovolné.
7. Cookies
7.1. Na našich webových stránkách a v členské aplikaci používáme soubory cookies. Jde o malé textové soubory ukládané do vašeho zařízení při návštěvě webu. Cookies obsahují pouze informace, které náš web do zařízení odešle; nenačítají vaše osobní údaje odjinud. Některé cookies jsou nezbytné pro funkce webu (např. přihlášení, registrační formulář).
7.2. Návštěva webu nevyžaduje souhlas s cookies. Upozorňujeme však, že některé funkce (např. přihlášení do členské aplikace) fungují jen při povolení příslušných cookies. Používáme pouze nezbytné cookies, proto na webu není cookie lišta; ukládání cookies můžete omezit v nastavení prohlížeče.
7.3. Doba uložení: přihlašovací cookies jsou trvalé. Poskytovatel přihlašování je nastavuje až na 10 let, běžné prohlížeče je uchovávají nejdéle 400 dní. Cookies ochrany před roboty zanikají do 30 minut nebo se zavřením prohlížeče. Cookie odloženého dotazníku se ukládá na 24 hodin.
7.4. Typy cookies používané na našem webu:
a) nezbytné technické cookies pro zajištění funkčnosti webu a členské aplikace BOTS Academy (přihlášení, udržení přihlášené relace, ochrana přihlášení před roboty, odložení dotazníku v aplikaci);
b) analytické ani marketingové cookies nepoužíváme.
7.5. Všechny cookies můžete z vašeho zařízení smazat; ukládání cookies lze také zakázat v nastavení prohlížeče. Odmítnutí cookies může omezit některé funkce webu.
7.6. Vedle cookies využíváme úložiště prohlížeče: web si v něm pamatuje zavřený oznamovací pruh, registrační formulář v něm do odeslání drží rozepsané údaje a přihlašovací služba si v něm ukládá své technické nastavení.
8. Práva subjektu údajů
Jakožto subjekt údajů máte ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů následující práva: a) právo na přístup k osobním údajům; b) právo na opravu nepřesných či doplnění neúplných údajů; c) právo na výmaz („právo být zapomenut“) za podmínek GDPR; d) právo na omezení zpracování; e) právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu (vč. námitky proti přímému marketingu); f) právo na přenositelnost u údajů zpracovaných na základě smlouvy nebo souhlasu a automatizovaně; g) právo podat stížnost u dozorového úřadu (ÚOOÚ); h) právo být informován o opravě/výmazu/omezení zpracování vůči příjemcům; ch) právo na informace v případě porušení zabezpečení osobních údajů, pokud je pravděpodobné vysoké riziko pro vaše práva a svobody.
Všechna svá práva můžete uplatnit na e-mailové adrese info@botsacademy.cz.
Naše webové stránky a služby nejsou určeny pro děti mladší 16 let. Osobní údaje dětí mladších 16 let vědomě nezpracováváme.
Účinnost těchto Zásad: 10. 10. 2026.
Aktuální znění Zásad je vždy dostupné na webu botsacademy.cz.